Unidad 21. Macros

Unidad 21. Macros

1. Personalizar comandos de Word.

Antes de estudiar las macros vamos a ver los comandos predefinidos por Word para comprender mejor
que es o que se puede llegar a hacer con una macro. Veamos los comandos de Word y qué
modificaciones podemos hacer sobre ellos.
Si disponemos de los conocimientos necesarios y avanzados podemos hacer macros que funcionen
como si fueran comandos de Word y añadirlos a la barra de herramientas o asociar cada macro a una
combinación de teclas específica. Esto lo veremos a lo largo de la unidad.

Los comandos de los que dispone Word podemos consultarlos siguiendo los siguientes pasos.
-> Accede a la pestaña Vista - Macros - Ver macros...
Aparece el cuadro de diálogo Macros.
-> En la lista de opciones de Macros en selecciona Comandos de Word.
Se despliega una lista con los comandos disponibles que existen en Word.

1. Crear macros con la grabadora.

Para crear una macro con la grabadora previamente debemos tener muy claro que es lo que vamos a
hacer, ya que al poner en marcha la grabadora ésta almacenará todos los comandos que vayamos
realizando. Así pues si hacemos algún comando sobre la marcha que en principio no tiene porqué
ejecutarse siempre con la macro que estamos creando, estas acciones serán guardadas en la macro y
posteriormente al ejecutarla se llevaran a cabo.
Por tanto, antes de ponernos a grabar una macro debemos saber exactamente que tipo de macro vamos
a crear y planificar los pasos que debemos seguir al grabar la macro. Es muy recomendable realizar
varias veces los pasos antes de grabar la macro, para que así salga sin ningún error.
Debemos tener en cuenta que cuando está en marcha la grabadora no podemos utilizar el ratón para
desplazarnos por el documento, debemos hacerlo mediante teclado, con las opciones de
desplazamiento que vimos en la Unidad 3.
Otra consideración que debemos tener en cuenta antes de comenzar a grabar la macro es que la macro
a grabar no debe ser dependiente del documento en la que la creemos, ya que entonces no podremos
utilizarla para posteriores documentos.

Para comenzar a grabar una macro deberemos ir a la pestaña Macros y deplegar el menú Macros y
seleccionar la opción Grabar macro.

Unidad 20. Organigramas y ordinogramas

Unidad 20. Organigramas y ordinogramas

1.- Organigramas

Para insertar un organigrama debemos:
->Acceder a la pestaña Insertar y seleccionar SmartArt.
-> Se abrirá este cuadro de diálogo, seleccionar el tipo de diagrama que quieres insertar y pulsar
el botón Aceptar. Nosotros seleccionaremos el tipo Jerarquía.

Para modificar el texto de los recuadros basta con hacer clic en su interior y escribir el texto que
deseemos.
Al insertar un organigrama nos aparecen las pestañas Diseño y Formato.

2.-Modificar el diseño.

Este botón sirve para modificar el diseño del organigrama.
Podemos seleccionar entre diversos diseños que modifican la estructura de colocación de los
recuadros.

Estándar. Es el diseño que por defecto se crea para los organigramas. Tiene el aspecto que vemos en
la imagen.

Dependientes a ambos lados. Al seleccionar este tipo de diseño la organización se basa en una línea
vertical desde el recuadro principal y el resto se sitúan o bien a la izquierda o bien a la derecha.
Dependientes a la izquierda. Al seleccionar este tipo de diseño la organización se basa en una línea
vertical desde el recuadro principal y el resto de recuadros se sitúan a la izquierda.

Dependientes a la derecha. Al seleccionar este tipo de diseño la organización se basa en una línea
vertical desde el recuadro principal y el resto de recuadros se sitúan a la derecha salvo los ayudantes.

Autodiseño. También podemos seleccionar el recuadro que deseemos y moverlo dentro del recuadro
del organigrama. Es tan fácil como hacer clic, arrastrar y soltar.

3.-Modificar el aspecto del diagrama

Modificar el aspecto de tus diagramas es muy sencillo, en este apartado veremos todo lo relacionado a cómo hacerlo. Si utilizas un poco de imaginación podrás crear organigramas, diagramas y gráficos muy vistosos. En primer lugar seguiremos viendo las opciones que tenemos en la pestaña Diseño. SmartArt ofrece, además de muchas formas de estructuras, un rango muy amplio de diferentes estilos y colores para cada una de ellas. Para modificar esto utilizaremos las opciones que se encuentran en la sección Estilos SmartArt:

Podemos escoger una combinación de colores preestablecida para nuestro gráfico, para ello, simplemente despliega el menú Cambiar colores y selecciona el que más te guste. Verás que a medida que vas pasando el ratón por cada una de las opciones, tu gráfico mostrará la previsualización de cómo quedaría si aceptases esa opción. Estos colores estan clasificados por diferentes categorías, por lo que lo más recomendable es que en un mismo documento todos los gráficos que introduzcas sigan la misma línea para conseguir un aspecto más homogéneo. Más adelante veremos que podemos modificar estos colores de forma personalizada.

La segunda opción que nos será más útil todavía es la de los estilos de gráfico predefinido.
Estos no cambian los colores del gráfico, sino que modifican la forma en que se visualizan.
Existen diferentes formas de visualización para cada uno de los gráficos, de hecho hay algunos que
tienen un número sorprendente de posibilidades, y lo mejor de todo: en esta última edición de Word,
los gráficos 3D tienen una calidad impresionante.
Para seleccionar un tipo de visualización despliega la lista y del mismo modo que antes selecciona
uno. Mientras vayas pasando con el ratón verás la previsualización en tu gráfico.
En cualquier momento puedes hacer clic en la opción Restablecer gráfico de la pestaña Diseño
para devolver el diagrama a su configuración inicial.
Todos los cambios de estructura y estilo que hayas hecho se descartarán y el gráfico se reiniciará.
Esta acción no borra los diferentes elementos que hayas introducido, sólamente la forma en que se
visualizan.

Unidad 7. Diseño de Página

Unidad 7. Diseño de Página

1.-Configurar página

Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciéramos en una hoja de papel
que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un área en la cual podemos escribir y unos márgenes
los cuales no podemos sobrepasar.

Estos márgenes se definen en la pestaña Diseño de página, en el grupo de herramientas Configurar
página, se nos muestra las herramientas con las que se puede modificar Márgenes, Orientación, Saltos
de página, Tamaño, Números de línea, Columnas y Guiones.

Al hacer clic sobre el botón Márgenes, aparecen unos márgenes predeterminados que se pueden
utilizar para agilizar la tarea. Si ninguno de esos márgenes es correcto para el documento que está
realizando, entonces se puede personalizar haciendo clic en la opción Márgenes Personalizados.

También se puede modificar el tamaño de la hoja, en la cual saldrá impreso el documento. Al hacer
clic en el botón Tamaño, se abre una lista de Tamaños predeterminados. Pero, al igual que en los
márgenes, aquí también se puede personalizar el tamaño de la hoja, haciendo clic en la opción Más
tamaños de papel.

En el cuadro de diálogo de la pestaña Márgenes podemos fijar los márgenes tecleando los cm.
deseados en cada campo.
 Superior: debemos indicar la distancia entre el borde superior de la página y la primera línea
del documento.
 Inferior: indicaremos la distancia entre la última línea del documento y el borde inferior de la
página.
 Izquierdo: introduciremos la distancia entre el borde izquierdo de la página y el principio de
las líneas del documento.
 Derecho: indicaremos la distancia entre el borde derecho de la página y el final de las líneas
del documento.
 Encuadernación. Es un espacio adicional para cuando vamos a utilizar las páginas para
encuadernar un libro.
 Posición del margen interno. Posición del margen interno, normalmente se refiere al margen
de encuadernación.
 Orientación. Aquí indicamos si la página tiene orientación vertical (la más usual) o horizontal
(también llamada apaisada).
 Páginas. Podemos establecer varias páginas, en ese caso tenemos varias opciones: Márgenes
simétricos, Dos páginas por hoja o Libro plegado. Al establecer cada una de estas opciones la
vista previa te mostrará claramente en que consisten.
 En la parte derecha de la pantalla Tenemos la Vista previa que nos dará una idea bastante
aproximada de cómo afectan los cambios que hemos introducido al diseño de la página.
 Si pulsamos el botón Predeterminar, Los valores actuales serán los que se utilicen en los
nuevos documentos que creemos.

2.- Encabezados y pies de página



Un encabezado es un texto que se insertará automáticamente al principio de cada página. Esto es útil
para escribir textos como, por ejemplo, el título del trabajo que se está escribiendo, el autor, la fecha,
etc.
El pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la página, y suele contener
los números de página.
Para modificarlos vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en alguno de los dos botones (Pie de
página o Encabezado) y seleccionamos la opción Editar.

Unidad 6. Ortografía y gramática.

Unidad 6. Ortografía y gramática.

1.- Revisión ortográfica.

Existen dos formas básicas de revisar la ortografía, revisar una vez concluida la introducción del texto
o revisar mientras se va escribiendo el texto. Vamos a ver ahora la primera forma.

• Revisar al finalizar.

Para establecer esta forma de revisión debemos ir al Botón Office , hacer clic en el botón
Opciones de Word y allí seleccionar Revisión.
Aparecerá un cuadro de diálogo como este, debemos dejar sin marcar la casilla Revisar ortografía
mientras escribe.

En la zona titulada No se encontró: aparece en color rojo la palabra no encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa palabra. Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias: que contiene una lista con las palabras más parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios. En muchos casos, como en este, dentro de esta lista se encontrará la palabra correcta (Bastaron). En este caso el error era el cambio de la B por la V. En este caso la primera sugerencia de la lista es la correcta, pero si no fuese así bastaría hacer clic en la sugerencia correcta para seleccionarla. Llegados a esta situación debemos decidir qué botón de la derecha pulsamos, en este caso el más adecuado sería "Cambiar todas", pero veamos el significado de cada uno de ellos
- Omitir una vez. No realiza ninguna acción sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento.
- Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasará por alto sin realizar ninguna acción sobre ella. Continua revisando el documento.
- Agregar al diccionario. Añade la palabra no encontrada al diccionario personalizado. Podemos usar esta acción cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada. Por ejemplo, si no queremos que detecte como error el nombre de nuestra empresa "Pirataskw".
- Cambiar. La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituirá a la palabra no encontrada. Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la corrección que creamos oportuna y pulsar este botón.
- Cambiar todas. Cambia automáticamente todas las veces que aparezca la palabra seleccionada de la lista de sugerencias por la palabra no encontrada.
- Autocorrección. Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorrección. Más adelante se explica en qué consiste la autocorrección.


2.- Opciones de ortografía

Para modificar las opciones de ortografía debemos ir al Botón Office , y hacer clic en el botón Opciones de Word , aparecerá un cuadro de diálogo, allí seleccionar la categoría Revisión y aparecerá un cuadro de diálogo como éste. Vamos a ver las diferentes opciones que nos ofrece:

 Omitir palabras en MAYÚSCULAS. Si marcamos esta casilla no tendrá en cuenta las
palabras en mayúsculas cuando realice la revisión ortográfica. De esta forma se evita que
detecte errores en los nombres de empresas, organismos, etc. que se suelen escribir en
mayúsculas
 Omitir palabras con números. Si marcamos esta casilla no tendrá en cuenta las palabras que
contienen números ( Informe34c, Ejercicio5 ) cuando realice la revisión ortográfica.
 Omitir archivos y direcciones de Internet. Si marcamos esta casilla no dará error en los
nombres de archivos (cuenta4.exe), ni en las direcciones de internet (http://www.aulaclic.com),
ni en las direcciones de correo electrónico (webmaster@aulaclic.com).
 Marcar palabras repetidas. Cuando repita una palabra a continuación de otra, Word marcará
el error.
 Permitir mayúsculas acentuadas en francés. Permite escribir textos con caracteres
acentuados en francés (las mayúsculas)
 Sólo diccionario principal. Si está marcada, sólo consultará el diccionario principal para
ofrecer sugerencias. Si no está marcada utilizará todos los diccionarios disponibles.
 Revisar ortografía mientras escribe. Activa la revisión ortográfica de modo permanente,
cuando cometamos un posible error lo subrayará en rojo ondulado.
 Utilizar ortografía contextual. Si la casilla está activada, revisará la ortografía, de acuerdo al
contexto en que se encuentre la palabra.
 Marcar errores gramaticales mientras escribe. Activa la revisión gramatical de modo
permanente, cuando cometamos un posible error lo subrayará en verde ondulado.
 Revisar gramática con ortografía. Si está marcada, permite la revisión permanente de
gramática y ortografía en el texto.
 Ocultar errores de ortografía en este documento. Esta casilla sólo se puede marcar si
tenemos marcada la casilla anterior. Si la activamos hace que no aparezca el subrayado
ondulado rojo en las palabras erróneas.

3.- Revisión gramatical

La revisión gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases. Para realizar esta corrección Word debe trasladar a un lenguaje lógico todas las reglas que rigen la gramática castellana y además debe ser capaz de realizar todas las combinaciones que el idioma permite. Esta es una tarea mucho más compleja que comprobar si una palabra existe en el diccionario. Por lo tanto no es de extrañar que la revisión gramatical realizada por Word no sea tan perfecta como la revisión ortográfica. Igualmente que en la revisión ortográfica existen dos formas básicas de revisar la ortografía, revisar una vez concluida la introducción del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto.

4.- Errores gramaticales

Vamos a ver algunos casos típicos de los errores que puede encontrar Word cuando revisa la
gramática.

En el caso de la imagen de la derecha vemos que no hay concordancia entre el sujeto (país) y elverbo (tienen), la sugerencia ofrecida es correcta, por lo tanto deberíamos pulsar el botón Cambiar.
En el caso de la imagen de la derecha vemos cómo el corrector gramatical ha detectado que
"furgoneta" es de genero femenino y por lo tanto el artículo correcto es "la" en lugar de "el", la
sugerencia ofrecida es correcta, por lo tanto deberíamos pulsar el botón Cambiar.



En el último caso vemos cómo el corrector gramatical ha detectado que falta abrir la pregunta con elsigno de interrogación, en este caso no hay ninguna sugerencia, aunque está bastante claro cómo
solucionar el error: escribiendo el signo de interrogación al principio de la pregunta.
Una vez hecho deberíamos pulsar el botón Omitir.
El resto de los botones tienen la misma función que ya hemos visto para la ortografía.


Autocorrección
Mediante la autocorrección Word puede corregir algunos errores que no es capaz de detectar por otros métodos y nos ofrece la posibilidad de realizar nuestras propias correcciones. Por ejemplo, como puedes ver en la imagen, cada vez que encuentre la palabra o once la remplazará con la palabra u once. De igual forma reemplazará por o oscuro por u oscuro. Para ver y modificar las diferentes opciones de la Autocorrección ir al Botón Office , y hacer clic en el botón Opciones de Word , aparecerá un cuadro de diálogo, allí seleccionar en el menú de la izquierda, Revisión, y a continuación hacer clic en el botón Opciones de Autocorrección... y aparecerá un cuadro de diálogo como este, vamos a ver las posibilidades más interesantes.

 Corregir DOs MAyúsculas SEguidas. Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos
mayúsculas seguidas al principio de una palabra Word sustituirá la segunda mayúscula por una
minúscula.
Por ejemplo: Corregir DOs MAyúsculas SEguidas se corregiría a: Corregir Dos Mayúsculas Seguidas.
 Poner en mayúscula la primera letra de una oración. Pone en mayúscula la primera letra
después de un signo de puntuación que indique el final de una oración, como por ejemplo un
punto, un final de interrogación, etc.
 Poner en mayúscula la primera letra de celdas de tablas. Cuando hay texto en una celda
hace que empiece por mayúscula.
 Poner en mayúscula los nombres de días. Pone en mayúscula los nombres de los días de la
semana.
 Corregir el uso accidental de bLOQ mAYÚS. Cuando encuentra una palabra con la primera
letra en minúscula y las siguientes en mayúsculas la cambia por la primera en mayúscula y las
siguientes en minúsculas y desactiva el bloqueo de mayúsculas.
 Reemplazar texto mientras escribe. Al activar esta casilla sustituye las palabras de la
columna Reemplazar por las palabras de la columna Con. De esta forma se pueden corregir
errores como los que vemos en la imagen. Por ejemplo, la palabra "que" cuando va detrás de
una interrogación va siempre acentuada.
 Agregar. También podemos añadir y eliminar filas a esta lista. Basta con rellenar los campos
Reemplazar y Con con las palabras que queramos y el pulsar el botón Agregar ( aunque ahora
este botón no se ve en la imagen porque hemos añadido la palabra O.N.U. y nos ofrece la
posibilidad de Eliminar).

Unidad 5. Formatos.

Unidad 5. Formatos

1. Formato de un texto.

Cuando hablamos del formato de un texto nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen que ver con el aspecto del texto, con la forma de presentar el texto.

2. Formato carácter. Fuentes.

Afectan a los caracteres en sí mismos como el tipo de letra o fuente, tamaño, color, etc..

a. Fuente.

Un apartado a elegir con cuidado es la fuente del texto ya que determinará en gran medida el aspecto
del texto. Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que tenemos que hacer es seleccionar los
caracteres, palabras o líneas sobre los que queremos realizar el cambio. A continuación hacer clic sobre el pequeño triángulo que hay al lado de la fuente actual, esto hará que se abra una ventana con las fuentes disponibles.

b. Tamaño.

De forma parecida podemos cambiar el tamaño de la fuente. Seleccionar el texto y hacer clic en el triángulo para buscar el tamaño que deseemos, o escribirlo directamente. La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaños más utilizados son 10 y 12 puntos.

c. Estilo.

Una vez fijada la fuente y el tamaño podemos cambiar el estilo a uno de los tres disponibles: negrita, cursiva y subrayado . Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botón correspondiente. Observar como al aplicar un estilo, el botón correspondiente queda presionado (se ve en un tono anaranjado). Para quitar un estilo que hemos aplicado previamente, seleccionar el texto y volver a hacer clic sobre el estilo.También se pueden aplicar varios estilos a la vez, por ejemplo, negrita y cursiva. Simplemente hay que aplicar los estilos consecutivamente. Mediante las opciones de la pestaña Inicio, Fuente se pueden manejar las opciones que acabamos de ver y otras más como el color de los caracteres, subrayado, subíndices, etc.

d. Subrayado.

Elegir uno de los estilos de subrayado. Una vez hemos elegido un tipo de subrayado se activará la opción Color de subrayado, y podremos abrir una ventana igual que la de color de fuente para elegir el color del subrayado.

e. Efectos.

A continuación tenemos unas casillas para aplicar los efectos de Tachado, Doble Tachado, etc. En la ventana Vista previa se nos muestra el resultado de aplicar estos efectos. La casilla Oculto nos permite ocultar texto en un documento, de forma que no se verá en pantalla ni aparecerá al imprimir el documento. Para ver dicho texto al imprimir o en vista preliminar, ir al Botón Office, en Imprimir, seleccionar el botón Opciones y activar la casilla Imprimir texto oculto. Para ver el texto oculto en la pantalla, hacer clic en el botón de la pestaña Inicio.

f. Espacio entre caracteres


3. Formato párrafo.

En Word2007, un párrafo es el texto comprendido entre dos marcas de párrafo , normalmente las
marcas de párrafo no se ven, para hacerlas visibles, hacer clic en el icono marca de párrafo de la pestaña Inicio. Se inserta una marca de párrafo cuando se pulsa la tecla de retorno de carro o INTRO. Cuando estamos introduciendo texto y llegamos al final de la línea automáticamente el texto continúa en la siguiente línea, pero no se inserta marca de párrafo.
Las características más importante de formato de párrafo son la alineación y la sangría, ambas están disponibles en la pestaña Inicio.

a. Alineación.

Estos son los botones para fijar la alineación. Hay cuatro tipos de alineación:

Cuando hablamos de alinear un párrafo nos referimos, normalmente, a su alineación respecto de los márgenes de la página, pero también podemos alinear el texto respecto de los bordes de las celdas, si es que estamos dentro de una tabla. La forma de fijar los márgenes de la página se verá en el capítulo correspondiente. Si quieres ver otra forma de definir la alineación del párrafo que se va a escribir aquí tienes la forma de Escribir al Vuelo.

b. Sangría.

Aplicar una sangría a un párrafo es desplazar un poco el párrafo hacia la derecha o izquierda. Se
realiza seleccionando el párrafo y haciendo clic en uno de estos botones de la pestaña Inicio en
el grupo de herramientas Párrafo, según queramos desplazar hacia la izquierda o hacia la derecha.
Así desplazamos el párrafo 1,25 cm. cada vez que hacemos clic en el botón, pero también se puede
desplazar otro valor que deseemos. Puedes ver cómo se hace, junto con otras opciones de la pestaña
Inicio, como la forma de variar el espacio que separa los párrafos, y el espacio que separa las líneas o
interlineado.

4. Líneas y saltos de página.

En esta pantalla podemos controlar como se comportan los saltos de página respecto de los párrafos.

5. Tabulaciones.

Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla de tabulación TAB.

6. Inspector de estilos.

En esta zona podemos ver las características del texto que tenemos seleccionado (si no hay texto seleccionado, del texto donde tenemos el punto de inserción). Su funcionamiento es muy sencillo, en la parte superior Formato de párrafo se nos muestra el nombre y el ejemplo del estilo aplicado sobre el párafo completo. Más abajo encontrarás un área llamada Formato de nivel de texto, aquí se mostrará el nombre del estilo y su ejemplo aplicado sobre el texto seleccionado o en su defecto el del punto de inserción. La explicación para la diferencia de esta clasificación es sencilla. Un estilo se aplica sobre un párrafo completo, aunque siempre es posible aplicar un segundo estilo sobre una parte de ese párrafo. De este modo, el Inspector de estilo nos informa del estilo del párrafo y del texto seleccionado dentro de ese párrafo.

7. Introducir ecuaciones.

Word dispone de un editor de ecuaciones el cual nos ayuda a introducir ecuaciones y fórmulas matemáticas. Para utilizar el editor de ecuaciones debemos acceder a la pestaña Insertar, dentro del grupo de herramientas Símbolos se encuentra la herramienta Ecuación y la herramienta Símbolo. Al hacer clic en la herramienta Ecuación, se abren las herramientas de Diseño de ecuaciones. Dichas herramientas se agrupan en Herramientas, Símbolos y Estructuras.

8. Cambios a mayusculas.

En la pestaña Inicio, dentro del grupo de herramientas Fuente, se encuentra la opción Cambiar a
mayúsculas y minúsculas... , nos ofrece cinco posibilidades para cambiar las mayúsculas del
texto seleccionado:
Tipo oración. La primera letra después de cada punto en mayúsculas el resto en minúsculas.
minúsculas.
Todas las letras en minúsculas.
MAYÚSCULAS. Todas la letras en mayúsculas.
Poner en manyúsculas cada palabra. La primera letra de cada palabra en mayúscula y el resto de la
palabra en minúsculas.
Alternar MAY/min. Cambia las mayúsculas por minúsculas y viceversa.
También podemos manejar las mayúsculas mediante el teclado presionando Mayúsculas + F3, las
palabras del texto seleccionado cambian alternativamente a las tres formas, siguientes:
MAYÚSCULAS. minúsculas.

Unidad 4. Edición básica de un documento Word

Unidad 4. Edición básica de un documento Word

1. Guardar. Guardar como.

Puedes utilizar los comandos Guardar y Guardar como...para guardar documentos. Al utilizar el comando Guardar como, Word mostrará un cuadro de dialogo como el que ves a continuación que te permite cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene.Si utilizas el comando Guardar con un documento nuevo, que no ha sido guardado nunca, se abrirá el mismo cuadro de dialogo que para Guardar como.

En la parte central de este cuadro de diálogo se muestran los archivos y carpetas que hay dentro de la
carpeta que aparece en el campo Guardar en, en este caso Mis documentos.
Para guardar un archivo debes tener en cuenta estos tres campos del cuadro de diálogo:
-Guardar en
-Nombre del archivo
-Guardar como tipo

2. Cambiar la carpeta predeterminada.

Para cambiar la carpeta predeterminada que aparece en el comando Guardar como... debemos ir al Botón Office, y hacer clic en el botón Opciones de Word.


Aquí debemos seleccionar la nueva carpeta que queremos que aparezca como predeterminada y hacer clic en Aceptar.
Para seleccionar la nueva carpeta puedes hacer clic en el botón Examinar que aparece a la derecha del campo Ubicación de archivo predeterminada.

3. Unidades, Archivos y Carpetas

Para comprender cómo manejar los archivos de Windows vamos a explicar brevemente algunos
conceptos.
Unidad física. Son los discos reales del ordenador, pueden ser un disco duro, una unidad de
disquetes de 3 1/2, un CD-Rom, una unidad Zip, un DVD, una tarjeta CompactFlash, etc.
Unidad lógica. El sistema de archivos no puede referirse a las unidades físicas como tales sino que
lo hace a través de una unidad lógica. Podemos simplificar diciendo que una unidad lógica es el nombre con el que Windows se refiere a las unidades físicas.
Archivos. Los datos se guardan en el disco en forma de archivos. Vamos a ver las dos características fundamentales de los archivos: el tipo y el nombre.
Tipos de Archivos. Hay diferentes tipos de archivos según la clase de datos que contienen, por ejemplo hay archivos de imágenes, archivos de programas, archivos de documentos Word, etc. Para distinguir el tipo de datos que contienen, a los archivos se les asigna un tipo de archivo o documento. Antes de Windows95 los nombres de archivos estaban compuestos por el nombre y el tipo ( o extensión) separados por un punto, por ejemplo, carta.doc, programa.exe, ... Actualmente ya no hay que poner el tipo aunque internamente sigue existiendo. Cuando trabajamos en Word los archivos son de tipo
Documento de Word (.doc) y por defecto siempre se crean de este tipo. Salvo que explícitamente
nosotros digamos lo contrario en el momento de guardar el documento.
Nombres de archivos. El nombre puede tener hasta 255 caracteres, puede contener letras, números, espacios en blanco y caracteres especiales como guiones, subrayado, @, $, &, pero hay un grupo de caracteres especiales que están prohibidos ( ", ? , ¿, \, >, <, | ). Antes ( en DOS) sólo se permitían nombres de 8 caracteres.

Carpetas. Para organizar los archivos dentro del disco se utilizan las carpetas ( también llamadas
directorios). Podemos crear varias carpetas dentro de otra carpeta. De esta forma una carpeta puede contener archivos y otras carpetas. Los nombres de las carpetas siguen las mismas reglas que los nombres de los archivos.
Estructura de archivos
La organización de unidades, archivos y carpetas es lo que llamamos estructura de archivos de
Windows. Se puede decir que es una estructura arborescente porque se parece a un árbol invertido. El tronco sería la unidad lógica, las ramas las carpetas y las hojas los archivos. Cada árbol tiene un sólo tronco del que salen varias ramas, de las que a su vez salen otras ramas y al final de las ramas están las hojas.
Lo único que rompe la analogía es que las ramas iniciales de los árboles no tienen hojas, mientras que cualquier carpeta puede contener archivos, además de otras carpetas.


podemos visualizar la estructura de carpetas, como se ve en esta imagen, desde el nivel en
que nos encontramos hacia arriba, pinchando en el botón con el triángulo. Para ir a una carpeta de esta estructura o a otra unidad basta con hacer clic sobre ella.
Guardar como... Carpetas con icono propio.


En estas carpetas podemos guardar nuestros documentos de forma que luego podamos acceder más rápidamente a ellos haciendo clic en el icono correspondiente.
- Plantillas de confianza. Nos muestra las plantillas guardadas en la carpeta Template.
- Documentos recientes. Muestra los documentos recientemente creados.
- Escritorio. Al guardar aquí un documento se crea un acceso directo al documento en el
escritorio. Desde el escritorio podemos acceder al documento haciendo clic en el icono. Si
Word no esta arrancado, se arrancará automáticamente. Es la forma más rápida de acceder a un
documento, ya que nada más arrancar el ordenador podemos hacer clic en este icono del
escritorio. La desventaja es que si lo utilizamos para muchos documentos tendremos el
escritorio lleno de estos iconos.
- Mis documentos. Es la carpeta predefinida para Word. Siempre que utilizamos Guardar
como... aparecerá esta carpeta en el campo Guardar en. Este icono permite acceder rápidamente
a esta carpeta tan utilizada.
- Mi PC. Muestra el lugar donde se encuentran las unidades lógicas. Discos A: , C:, etc.
- Mis sitios de red. Si tenemos acceso a un servidor Web podemos copiar en él nuestros
documentos y páginas Web. Es decir, al guardar un documento en esta carpeta lo estamos
guardando en nuestro servidor de Internet.
- Nombre del archivo. escribe el nombre que quieres darle a tu archivo o documento.

Cuando guardamos un documento por primera vez, en este campo aparecen las primeras letras del contenido del documento, en el caso de la imagen de esta página aparece El dia amanecio triste. Si no quieres utilizar este nombre empieza a escribir otro nombre, sin hacer clic, y automáticamente se borrará. Si quieres modificarlo haz clic sobre él.


- Guardar como tipo, el tipo de documento normalmente será Documento de Word, pero
tenemos un menú despegable (haciendo clic en el triángulo de la derecha) con otros tipos, para,
por ejemplo, guardar el documento como una página Web, como ya veremos en el punto
correspondiente.
Cuando ya existe un archivo con el nombre que queremos guardar aparece un cuadro de diálogo en el que tenemos que elegir una de las tres opciones.
1. Reemplazar el archivo existente. El archivo anterior desaparecerá y será sustituido por el nuevo que estamos guardando.
2. Guardar cambios con un nombre diferente. Se nos mostrará de nuevo el cuadro de diálogo Guardar como, para que le demos otro nombre al archivo que estamos guardando.
3. Combinar cambios en un archivo existente. Se añadirá el archivo que estamos guardando al que ya existía, es decir, tendremos los dos archivos combinados en un solo archivo.

Truco: Pulsa la tecla F12 para abrir de forma más rápida cuadro de diálogo Guardar como.

4. Diferentes visiones de la lista de Abrir