Unidad 4. Edición básica de un documento Word

Unidad 4. Edición básica de un documento Word

1. Guardar. Guardar como.

Puedes utilizar los comandos Guardar y Guardar como...para guardar documentos. Al utilizar el comando Guardar como, Word mostrará un cuadro de dialogo como el que ves a continuación que te permite cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene.Si utilizas el comando Guardar con un documento nuevo, que no ha sido guardado nunca, se abrirá el mismo cuadro de dialogo que para Guardar como.

En la parte central de este cuadro de diálogo se muestran los archivos y carpetas que hay dentro de la
carpeta que aparece en el campo Guardar en, en este caso Mis documentos.
Para guardar un archivo debes tener en cuenta estos tres campos del cuadro de diálogo:
-Guardar en
-Nombre del archivo
-Guardar como tipo

2. Cambiar la carpeta predeterminada.

Para cambiar la carpeta predeterminada que aparece en el comando Guardar como... debemos ir al Botón Office, y hacer clic en el botón Opciones de Word.


Aquí debemos seleccionar la nueva carpeta que queremos que aparezca como predeterminada y hacer clic en Aceptar.
Para seleccionar la nueva carpeta puedes hacer clic en el botón Examinar que aparece a la derecha del campo Ubicación de archivo predeterminada.

3. Unidades, Archivos y Carpetas

Para comprender cómo manejar los archivos de Windows vamos a explicar brevemente algunos
conceptos.
Unidad física. Son los discos reales del ordenador, pueden ser un disco duro, una unidad de
disquetes de 3 1/2, un CD-Rom, una unidad Zip, un DVD, una tarjeta CompactFlash, etc.
Unidad lógica. El sistema de archivos no puede referirse a las unidades físicas como tales sino que
lo hace a través de una unidad lógica. Podemos simplificar diciendo que una unidad lógica es el nombre con el que Windows se refiere a las unidades físicas.
Archivos. Los datos se guardan en el disco en forma de archivos. Vamos a ver las dos características fundamentales de los archivos: el tipo y el nombre.
Tipos de Archivos. Hay diferentes tipos de archivos según la clase de datos que contienen, por ejemplo hay archivos de imágenes, archivos de programas, archivos de documentos Word, etc. Para distinguir el tipo de datos que contienen, a los archivos se les asigna un tipo de archivo o documento. Antes de Windows95 los nombres de archivos estaban compuestos por el nombre y el tipo ( o extensión) separados por un punto, por ejemplo, carta.doc, programa.exe, ... Actualmente ya no hay que poner el tipo aunque internamente sigue existiendo. Cuando trabajamos en Word los archivos son de tipo
Documento de Word (.doc) y por defecto siempre se crean de este tipo. Salvo que explícitamente
nosotros digamos lo contrario en el momento de guardar el documento.
Nombres de archivos. El nombre puede tener hasta 255 caracteres, puede contener letras, números, espacios en blanco y caracteres especiales como guiones, subrayado, @, $, &, pero hay un grupo de caracteres especiales que están prohibidos ( ", ? , ¿, \, >, <, | ). Antes ( en DOS) sólo se permitían nombres de 8 caracteres.

Carpetas. Para organizar los archivos dentro del disco se utilizan las carpetas ( también llamadas
directorios). Podemos crear varias carpetas dentro de otra carpeta. De esta forma una carpeta puede contener archivos y otras carpetas. Los nombres de las carpetas siguen las mismas reglas que los nombres de los archivos.
Estructura de archivos
La organización de unidades, archivos y carpetas es lo que llamamos estructura de archivos de
Windows. Se puede decir que es una estructura arborescente porque se parece a un árbol invertido. El tronco sería la unidad lógica, las ramas las carpetas y las hojas los archivos. Cada árbol tiene un sólo tronco del que salen varias ramas, de las que a su vez salen otras ramas y al final de las ramas están las hojas.
Lo único que rompe la analogía es que las ramas iniciales de los árboles no tienen hojas, mientras que cualquier carpeta puede contener archivos, además de otras carpetas.


podemos visualizar la estructura de carpetas, como se ve en esta imagen, desde el nivel en
que nos encontramos hacia arriba, pinchando en el botón con el triángulo. Para ir a una carpeta de esta estructura o a otra unidad basta con hacer clic sobre ella.
Guardar como... Carpetas con icono propio.


En estas carpetas podemos guardar nuestros documentos de forma que luego podamos acceder más rápidamente a ellos haciendo clic en el icono correspondiente.
- Plantillas de confianza. Nos muestra las plantillas guardadas en la carpeta Template.
- Documentos recientes. Muestra los documentos recientemente creados.
- Escritorio. Al guardar aquí un documento se crea un acceso directo al documento en el
escritorio. Desde el escritorio podemos acceder al documento haciendo clic en el icono. Si
Word no esta arrancado, se arrancará automáticamente. Es la forma más rápida de acceder a un
documento, ya que nada más arrancar el ordenador podemos hacer clic en este icono del
escritorio. La desventaja es que si lo utilizamos para muchos documentos tendremos el
escritorio lleno de estos iconos.
- Mis documentos. Es la carpeta predefinida para Word. Siempre que utilizamos Guardar
como... aparecerá esta carpeta en el campo Guardar en. Este icono permite acceder rápidamente
a esta carpeta tan utilizada.
- Mi PC. Muestra el lugar donde se encuentran las unidades lógicas. Discos A: , C:, etc.
- Mis sitios de red. Si tenemos acceso a un servidor Web podemos copiar en él nuestros
documentos y páginas Web. Es decir, al guardar un documento en esta carpeta lo estamos
guardando en nuestro servidor de Internet.
- Nombre del archivo. escribe el nombre que quieres darle a tu archivo o documento.

Cuando guardamos un documento por primera vez, en este campo aparecen las primeras letras del contenido del documento, en el caso de la imagen de esta página aparece El dia amanecio triste. Si no quieres utilizar este nombre empieza a escribir otro nombre, sin hacer clic, y automáticamente se borrará. Si quieres modificarlo haz clic sobre él.


- Guardar como tipo, el tipo de documento normalmente será Documento de Word, pero
tenemos un menú despegable (haciendo clic en el triángulo de la derecha) con otros tipos, para,
por ejemplo, guardar el documento como una página Web, como ya veremos en el punto
correspondiente.
Cuando ya existe un archivo con el nombre que queremos guardar aparece un cuadro de diálogo en el que tenemos que elegir una de las tres opciones.
1. Reemplazar el archivo existente. El archivo anterior desaparecerá y será sustituido por el nuevo que estamos guardando.
2. Guardar cambios con un nombre diferente. Se nos mostrará de nuevo el cuadro de diálogo Guardar como, para que le demos otro nombre al archivo que estamos guardando.
3. Combinar cambios en un archivo existente. Se añadirá el archivo que estamos guardando al que ya existía, es decir, tendremos los dos archivos combinados en un solo archivo.

Truco: Pulsa la tecla F12 para abrir de forma más rápida cuadro de diálogo Guardar como.

4. Diferentes visiones de la lista de Abrir